個人情報の取り扱いについて
第1章 総則
(目的)
第1条 本規程は、特定非営利活動法人ワークライフ・コラボ(以下「法人」という。)が保有する利用者(以下「本人」という。)の個人情報につき、個人情報の保護に関する法律(以下「個人情報保護法」という。)その他関連法規等の趣旨の下、これを適正に取扱い、法人が掲げる「個人情報に関する基本方針」がめざす個人の権利利益を保護することを目的とする。
(定義)
第2条本規程において、次の各号に掲げる用語の定義は、当該各号に定めるところによる。
- 個人情報
生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの及び他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別できるものをいう。
本人が死亡した後においてもその本人の情報を保存している場合及びその情報が同時に遺族等の生存する個人情報と関連がある場合には、個人情報と同様に取り扱う。
- 個人情報データベース等
個人情報を含む情報の集合物であって、次に掲げるものをいう。
イ 特定の個人情報を、電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの
ロ イに掲げるもののほか個人情報を一定の規則に従って整理することにより特定の個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成した情報の集合物であって、目次、索引その他検索を容易にするためのものを有するもの
- 個人データ
個人情報データベース等を構成する個人情報をいう。
- 保有個人データ
法人が、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を行うことのできる権限を有する個人データであって、個人情報保護法第2条第5項の「保有個人データ」をいう。
- 本人
個人情報によって識別される特定の個人をいう。
(責務)
第3条 法人は、個人情報保護に関する法令等を遵守するとともに、実施するすべての事業において個人情報の保護に努めるものとする。
第2章 個人情報の利用目的の特定等
(利用目的の特定)
第4条 法人は、個人情報を取扱うに当たっては、その利用の目的(以下「利用目的」という。)をできる限り特定するものとする。
2 法人は、利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて行わない。
(利用目的による制限)
第5条 法人は、あらかじめ本人の同意を得ることなく、前条の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を取り扱わない。
2 法人は、合併その他の事由により他の個人情報取扱事業者から事業を承継することに伴って個人情報を取得した場合は、あらかじめ本人の同意を得ることなく、承継前における当該個人情報の利用目的の達成に必要な範囲を超えて、当該個人情報を取り扱わない。
3 前2項の規定にかかわらず、次の各号のいずれかに該当する場合は、あらかじめ本人の同意を得ないで前条の規定により特定された利用目的の範囲を超えて、個人情報を取り扱うことができるものとする。
イ 法令等に基づく場合
ロ 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難である場合
ハ 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であっ て、本人の同意を得ることが困難である場合
ニ 国若しくは地方公共団体に協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼす恐れがある場合
第3章 個人情報の取得の制限等
(適正な取得)
第6条 法人は、偽りその他不正の手段により個人情報を取得しない。
(取得に際しての利用目的の通知等)
第7条 法人は、個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合及び取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合を除き、速やかに、その利用目的を本人に通知し、又は公表する。
2 法人は、前項の規定にかかわらず、本人との間で契約を締結することに伴って契約書及びその他の書面に記載された当該本人の個人情報を取得する場合その他本人から直接書面に記載された当該本人の個人情報を取得する場合は、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示する。
3 法人は、利用目的を変更した場合は、変更された利用目的について、本人に通知し、又は公表する。
4 前3項の規定は、次に掲げる場合については、適用しない。
イ 利用目的を本人に通知し、又は公表することにより本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害する恐れがある場合
ロ 利用目的を本人に通知し、又は公表することにより法人の権利又は当該業務の遂行に支障を及ぼす恐れがある場合
ハ 国若しくは地方公共団体に協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、又は公表することにより当該業務の遂行に支障を及ぼす恐れがある場
ニ 取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合
第4章 個人データの適正管理
(個人データ内容の適正管理)
第8条 法人は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データを正確かつ最新の内容に保つように努める。
2 法人は、利用目的に関し保存する必要がなくなった個人データを、確実かつ速やかに破棄又は削除するものとする。
(安全管理措置)
第9条 法人は、取り扱う個人データの漏えい、滅失又は毀損の防止その他の個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講じる。
2 保有個人データを記録した文書及び電子計算機は、容易に第三者が閲覧し、または複写、撮影、記録、持出し等が行えるような場所に保管または設置してはならない。
3 保有個人データを記録した電子計算機には、ログインパスワードを設定し、おおむね6か月に1回以上はパスワードの文字列を変更しなければならない。また、必要に応じて個人情報データベース等にも個別のパスワードを設定することとする。
4 不要となった個人情報が記載してある文書は、速やかに焼却、裁断等の方法により、個人データが把握できないように廃棄しなければならない。
(職員に対する指導・監督)
第10条 法人は、個人データの安全管理のために、職員が個人情報等を取り扱うに当たり、これが適切に行われるよう監督を行う。
(委託先の監督)
第11条 法人は、個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場合は、委託事業者との間で業務委託における個人情報に関わる契約書を締結した上で提供を行うものとし、委託先に対しては必要かつ適切な監督を行うものとする。
第5章 個人データの第三者提供
(第三者提供の制限)
第12条 法人は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供しない。
イ 法令等に基づく場合
ロ 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難である場合
ハ 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難である場合
ニ 国若しくは地方公共団体に協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼす恐れがある場合
2 次に掲げる場合において、当該個人データの提供を受ける者は、前項の規定の適用については、第三者に該当しないものとする。
イ 法人が利用目的の達成に必要な範囲内において個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場合
ロ 合併その他の事由による事業の継承に伴って個人データが提供される場合
ハ 個人データを特定の者との間で共同して利用する場合であって、その旨並びに共同して利用される個人データの項目、共同して利用する者の範囲、利用する者の利用目的及び当該個人データの管理について責任を有する者の氏名又は名称についてあらかじめ本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いているとき
3 法人は、前項第3号に規定する利用する者の利用目的又は個人データの管理について責任を有する者の氏名又は名称を変更する場合は、変更する内容について、あらかじめ本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置くものとする。
第6章 保有個人データの開示、訂正・追加・削除・利用停止
(保有個人データの開示等)
第13条 法人は、本人から当該本人に係る保有個人データについて、書面又は口頭により、その開示(当該本人が識別される個人情報を保有していないときにその旨を知らせることを含む。以下同じ。)の申出(様式第1号)があったときは、身分証明書等により本人であることを確認の上、開示をするものとする。ただし、開示することにより次の各号のいずれかに該当する場合は、その全部又は一部を開示しないことができる。
イ 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
ロ 法人の事業の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
ハ 他の法令に違反することとなる場合
2 開示は、書面により行うものとする。ただし、開示の申出をした者の同意があるときは、書面以外の方法により開示することができる。
3 保有個人データの開示又は不開示の決定の通知(様式第2号)は、本人に対し書面に より遅滞なく行うものとする。
(保有個人データの訂正、追加、削除、利用停止等)
第14条 法人は、保有個人データの開示を受けた者から、書面又は口頭により、開示に係る個人データの訂正、追加、削除又は利用停止の申出(様式第3号)があったときは、利用目的の達成に必要な範囲内において遅滞なく調査を行い、その結果は申出をした者に対し、書面により通知するものとする。
2 法人は、前項の通知を受けた者から、再度申出があったときは、前項と同様の処理を行うものとする。
第7章 組織及び体制
(個人情報管理体制)
第15条 法人は、個人情報の適正管理のため、法人に個人情報統括責任者、内部に個人情報管理責任者を定め、法人における個人情報の適正管理に必要な措置を行わせるものとする。
2 個人情報統括責任者は理事のうちいずれか1名、個人情報管理責任者は事務局長とする。
3 個人情報統括責任者及び個人情報管理責任者は、理事長の指示及び本規程の定めに基づき、適正管理対策の実施、職員に対する教育・訓練等を行う責任を負うものとする。
4 個人情報統括責任者及び個人情報管理責任者は、適正管理に必要な措置について定期的に評価を行い、見直し又は改善を行うものとする。
5 個人情報統括責任者及び個人情報管理責任者は、個人情報の適正管理に必要な措置の一部を、各事業を分掌する職員に委任することができる。
(相談・苦情対応)
第16条 法人は、個人情報の取扱いに関する相談・苦情(以下「苦情」という。)について必要な体制整備を行い、苦情があったときは、迅速な対応に努めるものとする。
(職員の義務)
第17条 法人の職員又は職員であった者は、業務上知り得た個人情報の内容をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に使用してはならない。
2 本規程に違反する事実又は違反するおそれがあることを発見した職員は、その旨を個人情報管理責任者に報告するものとする。
3 個人情報管理責任者は、前項による報告の内容を調査し、違反の事実が判明した場合には遅滞なく法人の理事長及び個人情報統括責任者に報告するとともに、関係部署に適切な措置をとるように指示するものとする。
(セキュリティトラブル発生時の対応)
第18条 トラブルが発生した際の対応は、別紙に定めるとおりとする。
(その他)
第19条 この規程の実施に必要な事項は、理事長が別に定めるものとする。
附則
この規程は、平成29年4月1日から施行する。
